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2010.4.16(五)，今天是第三次聽張艷秀老師的經驗分享，主講的主題是:資料處理與檔案管理的課程，這一天18:00一到，立即從公司出發，因為不想錯過這寶貴的兩節課。 在力昌老師點完名後，張老師就開始分享了。

首先她拿出一份文件資料，並告訴我們，因為這份資料，使她們國賓飯店，榮獲勞工安全連續3年的全國總冠軍。並建議我們要是日後做報告，可以用同樣的模式來整理自己的相關資料，而且可以用圖片加深印象，還有章節中間要有不同於內文顏色的內分頁。老師在過程中，也與大家分享，她們公司人事單位處理人員資料的方式，而且還有看見她們實際的照片，真的覺得太專業了。

以前因為工作需要，公司需要經過ISO認證，所以那時候整間公司可以說是，一切以文件有沒有妥善的歸檔為原則，沒有的要想辦法去創造出來，有的要好好地保存並歸檔。那時候根本就沒有環保意識，整天都不停地列印，印表機、影印機、碎紙機也瞬間成為大家操作的機器設備。後來，公司總算通過ISO認證，從業務、採購、生產、品管、售後服務等整套流程，對內，公司的研發、人事、公關、稽核部門，也有ISO完整的認證資格。所以資料處理與檔案管理的實務經驗，我已經親身經歷過了，而且也在生活中實際運用。

由於以前唸的是商業類科，所以記得剛開始上會計課程時，會計老師曾告訴同學，相關的會計文件需要妥善保管，但是保管時間看該文件所需留存的時間。她告訴我們，有一天她爸爸媽媽突然接到稅捐稽徵處的人員，打電話到家中，要求她們補繳稅金。一開始她們以為是詐騙電話，就置之不理。沒想到過不久，居然收到公文，要求她們要補繳稅金。老師當時是會計系的學生，於是她就代表家中的爸媽，到稅捐稽徵處詢問，為何要補繳稅金一事。沒想到得到的回答是:稅捐稽徵處會抽查，如果她們家已繳稅，那麼可以出示繳稅證明，不然還得再補繳。老師當時得到這樣的回應，於是就回家問爸媽，繳稅證明在哪裡? 沒想到老師的爸爸竟然說，證明? 證明已經丟了，誰會留著啊?! 於是她們家就得再補繳某一年的稅金。後來她們家裡面的人，每個人都祈禱著:不要再抽到我們家! 從此，她也成為她們家單據文件歸納者，而且每項單據她都保留了好幾年，直到追溯的期限已經過了，她才會毀屍滅跡。後來高中時又上了一位教官的課程，他教我們的一個觀念是「保密防諜，人人有責」，提到國家的情報人員，因為資料沒有好好地銷毀，後來竟然害到同袍,，被敵方拘禁。上完了這門課，同學們每個人都很有警覺，於是也養成了，我有一段時間，在家中的文件資料，都會用自動碎紙機處理。

課程中我有提到一個問題問張老師，那麼對於電子式公文、文件的存放，她們都如何管理? 聽完張老師的回應後，我覺得還好她們是飯店服務業，而不是高科技產業，因為對於高科技產業的電子式公文、文件的保存與維護，就不是那麼簡單可以去理解了。可能因為研發部門開發的文件沒存放好，MIS人員的疏失，一旦駭客入侵，那麼公司再機密的文件，都有可能被入侵者偷走。我也曾經面臨過，公司生產部的主管，因為電話通訊的問題，便被老闆Fire。因為他盜用公司的機密，與其他公司的人接洽，後來被內部員工得知，因此縱使他是董娘的妹婿，董事長也難以留他在公司繼續工作。

還有一次公司的同事，他到7-11繳了當期的手機帳單，金額高達七千多塊錢。繳完後就將繳單證明丟了，後來接到電信公司打來催繳，於是他又得再重新繳費。還有朋友在沒收到停車單的狀況下，就收到交通罰單，原因是因為逾期未繳，於是她電話去申訴，後來便繳600元罰款了事。後來在眾多朋友的慘痛經驗下，我就開始養成了一個習慣，用圖片來呈現這項讓家人、朋友們覺得”很神經質”的行徑。

這是我們家各項單據歸檔的資料夾，共有三本，一本是我個人的，一本是我先生的，另外一本是家中共用的。下面是資料夾內的繳費證明單據。

上面這張是我們家各式各樣的家電產品保固書、使用說明書，也是被我收藏的很好。

    我這樣的存放習慣，已經成為一種怪癖的收藏方式，家人、朋友們都覺得我太神經質了，為了改掉我神經質的毛病，於是今年初忍痛將自己保存很久的各式單據，銷毀掉一部份，現在只留存95年以後的單據。尤其現在是綠色環保時代，要省下紙張的消耗，所以很多帳單，都改成電子帳單，然後用銀行帳號自動扣繳，所以也少了很多證明單據。這個習慣已經好幾年了，連家人的我也細心收藏，真的是很讓人掉三條線…

    最後還有一件事要提的是: 因為我對於文件收放太神經質了，有一次不小心出了一點意外，必須住院。想到自己有投保保險，於是便上網查詢各家保險公司申請理賠，所需要的文件，然後在自己出院後，定期回診都OK了，就自己上網列印申請理賠文件，將準備的多次醫療單據、診斷證明書…等準備好，一次全部用掛號寄出。大約不到兩星期，就發現自己的銀行帳號，又多了數筆理賠金，這種感覺出了一點小意外，賺了一筆錢的感覺，真的是說不出的痛快。(但是仍要儘量避免意外發生!)